Система управления временем "Автофокус"

Чего стоит ожидать от системы?

Исключительно на основании моего личного опыта работы с системой в течение нескольких недель я обнаружил следующее:

Существенно увеличен объём работы. Я обнаружил, что я в состоянии выполнять работу намного быстрее. Кажется, это в основном связано с тем, что значительно уменьшились трения из-за противодействий и откладываний.

Мало стресса. Хотя очевидно, что работу надо делать, нет ни барьеров сопротивления для преодоления, ни ощущения разбитости. На самом деле всё, связанное с моей работой, стало приносить удовольствие. Чем больше я учился доверять системе, тем больше это становилось так.

Фокусировка - на главном. Очень трудно сфокусироваться на том, что важно, с помощью одного рационального мышления, потому что то, что ваше сознание считает важным, может не быть таковым для подсознания. Оглядываясь назад на сделанное, я понял, что фокусировка при помощи системы даёт отклик на уровне чувств "правильно" - правильно для меня в моих текущих обстоятельствах.

Очень быстрая обработка текущих дел. Моя скорость выполения различных основных рутинных задач возросла экспоненциально. Я имею в виду такие вещи как обработка электронной почты, ответы на комментарии в моем блоге, телефонные звонки и т.д. и т.п.

Тщательная проработка главных задач и проектов. Система способствует подходу "меньше и чаще" для главных задач. В результате проектом, таким как начало этого опыта, можно очень методично заниматься в течение всего периода времени. Другой результат подхода "меньше и чаще" заключается в том, что как итог вовлечения разума в задачу на протяжении всего периода времени естественно возникают идеи и озарения.

Быстрый старт

Система состоит из одного длинного списка всего, что вам необходимо сделать, записанного в разлинованную тетрадь (идеально - 25-35 линий на страницу). Как только вы обдумываете новые элементы, вы добавляете их в конец списка. Вы работаете со списком по одной странице за раз следующим образом:

1. Быстро пробегитесь по всем элементам на странице, не предпринимая никаких действий ни по одному из них.

2. Пройдите страницу медленнее, рассматривая элементы по порядку, пока глаз не зацепится за один из них.

3. Работайте над этим пунктом так долго, как вам хочется

4. Вычеркните этот пункт из списка, и впишите его в конец списка, если вы не завершили его.

5. Продолжайте проходить ту же страницу таким же образом. Не перемещайтесь на следующую страницу, пока не завершите проход страницы без задержки на каком-нибудь пункте.

6. Перейдите на следующую страницу и повторите процесс

7. Если вы перешли на страницу и нет ни одного заметного пункта после первого прохода, тогда все элементы на странице пропускаются - без повторного добавления. (Прим.: Это не касается последней страницы, на которой вы всё ещё добавляете пункты). Используйте маркер для пометки пропущенных пунктов.

8. Как только разобрались с последней страничкой, возобновите работу над первой страницей, на которой еще есть активные задачи

Каждый из этих шагов ниже объяснён более детально, но я предлагаю вам начать прямо сейчас, а остальные инструкции прочитать позже. Не забудьте добавить "Прочитать остальные инструкции" в качестве одной из ваших задач. Для начала вам не нужно большое количество задач, просто добавляйте их, как только вы их обдумывайте или когда они возникают.

Подробные инструкции

По мере обнаружения новых задач заносите их в конец списка.

Одним из удобств системы является то, что в неё можно впихнуть всё, что угодно. Я рекомендую вносить задачи в список без какой-либо оценки их важности. Система сама даст эту оценку.

Пробегитесь быстро по всем элементам на странице, не предпринимая никаких действий ни по одному из них.

Такой быстрый просмотр позволит вашему разуму без какого-либо напряжения начать обработку пунктов.

Пройдите страницу медленнее, рассматривая элементы по порядку, пока глаз не зацепится за один из них.

Этот пункт является самым важным в системе. Не пытайтесь мысленно установить приоритеты задачам - это нарушит баланс между вашим рациональным и интуитивным мышлением. Ожидайте внутреннего ощущения готовности к задаче. Это чувство сложно объяснить, но легко узнать. Вы просто почувствуете, что задача сама уже готова быть выполненной. Если вы пройдёте мимо важного пункта к следующим, то можете обнаружить тягу вернуться. И как только вы ощутите момент - все преграды на пути выполнения задачи будут стёрты и её выполнение не составит труда.

Работайте над этим пунктом так долго, как вам хочется

Не следует упорствовать более, чем вам покажется нужным. Система расчитана на поощрения подхода "меньше и чаще". Как только вы чувствуете, что сделали достаточно на данный момент - останавливайтесь.

Вычеркните этот пункт из списка, и впишите его в конец списка, если вы не завершили его.

На самом деле лучше сначала вписать элемент, и затем вычеркивать, потому что тогда сложнее потеряться, но - должен признать - я часто забываю соблюдать этот порядок. Повторное включение записей является важной частью системы. Необходимо повторно вносить всё, что делается периодически (например, проверка почты, бумаг, упражнения), все текущие дела (например, набросать статью или отчёт), всё, за чем необходимо следить (например, ответил ли уже Майк на e-mail?), все длительные дела (чтение книги или журнала). Также может возникнуть необходимость включения порученных вам или собственных следующих дел. Я обнаружил, что примерно от половины до двух третей моих заданий требуют повторного включения в список в той или иной форме.

Продолжайте проходить ту же страницу таким же образом. Не перемещайтесь на следующую страницу, пока не завершите проход страницы без задержки на каком-нибудь пункте.

Если рассматривать каждую страницу как единицу (работы), то можно использовать преимущества "структурированного откладывания", в основе которого - относительность откладывания. Другими словами, любая задача становится простой, если выбирать между ней и более сложной.

Перейдите на следующую страницу и повторите процесс.

Может оказаться, что страница пройдена очень быстро или, наоборот, потрачено очень много времени. Неважно, главное - позвольте методу "зацепки" помочь вам в выборе.

Если вы перешли на страницу и нет ни одного заметного пункта после первого прохода, тогда все элементы на странице пропускаются - без повторного добавления. (Прим.: Это не касается последней страницы, на которой вы всё ещё добавляете пункты). Используйте маркер для пометки пропущенных пунктов.

На этом этапе система окончательно избавилась ото всех введенных вами без оценки пунктов, которые она, просеяв, нашла нужными. Это может произойти быстро (например, для длинного списка книг к прочтению), но обычно занимает довольно много времени.

Возьмите за правило повторно не вводить отброшенные пункты автоматически. Это не означает, что вы никогда не введёте их снова, но пусть будет немного времени на внимательное обдумывание причин, по которым они были отброшены, нужно ли их делать вообще, делать ли их именно сейчас, не отвлекают ли они от главного, и много чего ещё. При повторном заведении отброшенного пункта зачастую неплохо было бы его разбить на несколько или просто перефразировать.

Для простоты обзора отброшенных пунктов можно их как-то выделять.

Запомните, что это правило не относится к странице, на которой вы всё ещё записываете пункты (то есть, к последней странице).

Как только вы закончили работу с последней страницей, начинайте заново с первой страницы, на которой еще остались активные пункты

Я помечаю неактивную страницу крестиком в верхнем внешнем углу, а если перед ней не осталось других активных страниц, обвожу его кружочком. Так проще найти первую активную страницу. Время от времени число активных страниц может меняться. Вот сейчас у меня их девять, но бывает от трёх до пятнадцати.

Эта система может оказаться довольно затягивающей (как вышло со мной), так что для вас было бы неплохо установить строгий распорядок работы с ней. Просто оставьте систему по истечении отведённого на неё времени и вернитесь, когда будет пора. Признаться, этой рекомендации я сам следую не всегда.

Долги

Возможно, на момент начала работы с системой у вас уже есть несколько должков по работе. Или списка задач. Или планов работ. Если так, я рекомендую ввести все задачи в систему и позволить ей провести фильтрацию. И если оказалось, что некоторые из задач отброшены, всерьёз задумайтесь о необходимости выполнять их.

Правда, обработка долгов в виде электронной почты или бумажных документов - если их действительно много - может отразиться на эффективности обработки вновь поступающих сообщений и документов. Так что я рекомендую переместить долги (списки) в отдельные папки "Email долги", "Бумажные долги", наподобие стандартных "Чистый Email" и "Чистый лоток".

Почему это работает

Система создает основу сбалансированной работы рациональной и интутивной частей мозга (сознания)

Если мы пытаемся жить, используя только рациональную часть мозга, то мы будем пытаться строить планы, которые будут отвергаться нашим мозгом, так как наш мозг не работает на полностью рациональной основе. Почти у всех были случаи, в которых наше рациональное мышление говорило нам, что будет лучше сделать определённые вещи, но наше интуитивное желание было - отбросить их.

С другой стороны, если мы будем мотивировать свои поступки только естественными желаниями, то у нас будет выраженная тендеция к жизни по течению, к импульсивным и иррациональным действиям.

Поэтому, сбалансированно используя обе возможности нашего мозга, мы можем принимать рациональные решения, которые полностью совпадают с нашими глубинными ощущениями и эмоциями. Система Автофокус предоставляет механизм для этого. Хотя я говорил о "системе" которая сама делает выбор, на самом деле я имел ввиду, что система предоставляет нам механизм, позволяющий делать сбалансированное решение самим, не загоняя себя в стресс.

Да и Нет

ДА. Доверяйте системе. Её структурированный подход поможет вам принимать лучшие решения.

ДА. Используйте здравый смысл. Если появляется срочная задача, сделайте её немедленно.

НЕТ. Не подвергайте предварительному редактированию пункты списка при вводе в систему. Иначе вы будете применять расстановку приоритетов - и менее эффективно, чем сама система.

ДА. Всё течёт с разной скоростью - будьте готовы к этому. Какие-то пункты закрываются быстро, другие - медленно, что-то приостанавливается, а что-то и вовсе отбрасывается. Так и должно быть.

НЕТ. Не используйте систему для задач, выполнение которых запланировано на определённое время дня. Таких как приготовление еды, учебные занятия или тренировки.

ДА. Прочтите все бросающиеся в глаза пункты своего списка после длительного перерыва. Это поможет сознанию получить обзор того, что необходимо сделать.

НЕТ. Не забывайте пополнять систему поручениями и напоминаниями. Это - важный элемент контроля работы.

ДА. Включайте в список и такие креативные задачи как "Подумать об ...", "Исследовать ...", "Обсудить ...", "Сделать обзор ...".

ДА. Ежедневно датируйте первый пункт списка. Хотя для системы это и не важно, за то поможет вам отслеживать прогресс.

НЕТ. Не оставляйте без внимания любые задачи и идеи, которые приходят вам в голову - внесите их в список в любом виде.

ДА. Используйте что-то для фиксации "задач на будущее" (Tickler file, напоминания Outlook, Google Calendar и т.п.).

ДА. Используйте отдельный блокнот для каждого вашего обычного места работы, например, Дом, Офис.