Руководство OpenERP (Тестирование операций купли-продажи)

Тестирование операций купли-продажи

Для знакомства с рабочим процессом вы протестируете процесс купли-продажи в два этапа.

Первый этап - закупка продукции, состоит из следующих действий:

1. Ввод заказа на закупку от "Plumbing Component Suppliers" 10 шт. " Titanium Alloy Radiators" по цене 56.00 за штуку.

2. Прием этого товара на склад.

3. Создание счета на закупку.

4. Оплата поставщику.

После этого, вы продадите некоторые из этих товаров используя последовательность действий:

1. Получение заказа на продажу 6 шт. " Titanium Alloy Radiators" от " Smith and Sons", продажа по 130.00 за штуку.

2. Отправка товара.

3. Выставление счета заказчику.

4. Получение платежа.

Заказ на закупку

Для ввода заказа на закупку у вашего поставщика используйте меню "Управление закупками" ‣ "Новый заказ на закупку".

Заполните следующие поля:

Поставщик: Plumbing Component Suppliers .

Как только вы заполните поле "Поставщик", Open ERP автоматически заполнит поле "Адрес" и поле "Каталог" основываясь на информации о поставщике. После этого нажмите иконку "Сохранить главную запись" в правой части поля позиции заказа. Этим вы сохраните "Заказ на закупку" и появится иконка "Создать новую запись", нажмите на нее для открытия окна ввода позиций заказа.

Введите следующую информацию

Товар: Titanium Alloy Radiator - наберите часть этого названия и нажмите клавишу [Tab] для завершения, или нажмите на иконку "Поиск" в конце поля ввода для вывода окна поиска.

Когда вы выберите товар, на основании информации о товаре, Open ERP автоматически заполнит следующие поля:

Ед.изм.: единицы измерения товара,

Описание: подробное описание товара,

Запланированная дата: основана на времени поставки/производства товара,

Цена за ед.: цена за единицу товара,

Счет аналитики: если задан, то будет в позиции заказа (нет в этом примере)

Налоги: используемые налоги - определены для партнера, если нет, то для товара (нет в этом примере)

Вы можете изменить эти поля в процессе ввода заказа на закупку. Измените:

Количество: 10,

Цена за ед.: 56.00

Сохраните позицию заказа и закройте окно "Позиция заказа на закупку" нажав на кнопку "Закрыть". Затем вы можете подтвердить заказ нажав на кнопку "Сохранить", это сделает форму ввода не редактируемой.

Теперь заказ в состоянии "Запрос цен", нажмите "Подтвердить заказ на закупку", что соответствует утверждению заказа вашим менеджером или бухгалтерией и переводит заказ в состояние "Подтверждено". Наконец, нажмите "Утверждено поставщиком", чтобы указать на подтверждение поставщиком вашего заказа. Заказ становится "Утверждено".

Если вы нажмете на вкладку "Доставка и счета" вы увидите, что адрес доставки - местоположение вашего склада, и что счет был создан из заказа SI:PO0001 (или ЗЗ0001). Это не очевидно на данном этапе, но счет в состоянии "Черновик" и может быть изменен и, что важно, не влияет на бух. учет: он готов и бух. группа может сделать его активным.

Получение товара

После подтверждения заказа вы ждете доставки товара от вашего поставщика. А именно: кого то на складе, кто сделает:

1. Откройте меню "Управление складом" ‣ "Поступающие товары" ‣ "Оприходовать" используя иконку раскрыть/скрыть.

Прим.: из "Заказа на закупку"

Вы могли бы нажать ссылку "Упаковка" в правой части "Заказа на закупку" для перехода на этот же экран, но это спутает роль закупок и роль склада. Эта ссылка полезна для тестирования и обучения.

Когда появится окно "Упаковка", выберите позицию из списка (PACK1) для вывода упаковочного листа - обычно при помощи поиска по поставщику или номеру заказа. (этот список может быть очень большим) После этого нажмите "Полученные товары"
для загрузки формы "Скомплектовать".

Нажмите "Скомплектовать" для указания, что вы получили все 10 единиц товара.

В этом месте вы оприходовали 10 штук на вашу компанию, в место, которое вы уже видели.

Для проверки актуальных складских остатков используйте меню "Управление запасами" ‣ "Структура местоположения запасов", найдите Склад в иерархии "Физические местоположения", используя элемент скрыть/раскрыть. Выберите склад, попадете на экран "Просмотр товаров на складах", где вы просто нажмете "Открыть товары" для выбора всех известных системе товаров.

Вы увидите, что Товары: Запасы показывают все по местоположению запасов (и под этим) "Действительные запасы" (актуальное количество) и "Будущие запасы" (количество ожидаемое в будущем, когда все поступления и доставки будут выполнены) - оба 10 в нашем случае.

Альтернативный способ: кликните по строке "Ambitious Plumbing Enterprises" для ее выделения (кликните по строке, а не по тексту "Ambitious Plumbing Enterprises") , после этого нажмите кнопку "Lots by Location" в разделе "Отчеты" справа сверху формы ввода. Вы увидите, что теперь есть 10 штук "Titanium Alloy Radiator" на складе и так же у "Ambitious Plumbing Enterprises", его родителей как показано в списке товаров и складских запасов. Если продолжить дальше, то вы также увидите 10 штук в "Местоположении поставщиков".

(Рис.) Список товаров и остатков по ним

Совет: Отслеживание операций при двойной записи

Open ERP применяет схему двойной записи при перемещении запасов (подобно двойной записи в бухгалтерии). Поэтому вы можете делать различные виды анализа складских запасов на вашем складе вместе с соответствующими запасами по "Местоположению партнера" - поставщика. Система двойной записи, как в бухгалтерии, позволяет вам следить за складскими перемещениями довольно легко и исправлять любые ошибки.

Управление счетами на закупку

Когда вы получили счет от вашего поставщика, (который обычно посылается в вашу бухгалтерию) откройте меню "Управление финансами" ‣ "Счета" ‣ "Счета поставщиков" ‣ "Черновики счетов поставщиков" - список счетов от поставщиков для оплаты. Эти счета позволяют вашей бухгалтерии проверить цены и количества заказанных товаров с ценами и количествами в счетах от поставщиков (так, как не редкость - получение счетов с более выгодными условиями для поставщика, чем те, на которые он согласился во время закупки. Это полезная функция.)

В этом примере вы создали счет автоматически, когда подтвердили "Заказ на закупку" от поставщика. Это потому, что поле "Контроль счетов" было установлено в "Из заказа" (по умолчанию). Другие значения позволят вам создавать счета по приходу товаров или вручную. Начальное состояние счета - "Черновик".

Теперь выберите счет для вашего заказа PO001 (или ЗЗ001) для вывода его содержимого. Вы можете сравнить ваш счет со счетом от поставщика. Если счета различаются, то можно изменить позиции в заказе, например, добавить стоимость доставки. Нажмите "Проверить" для подтверждения счета и изменения его состояния в "Открыто".

"Бухгалтерские проводки создаются автоматически после проверки счета. Для просмотра изменений в плане счетов используйте меню "Управление финансами" ‣ "Планы счетов" ‣ "План счетов", затем выберите "Открыть план счетов" для того, чтобы увидеть, что счет "Закупки" по дебету 560.00 и счет "Платежи" по кредиту 560.00.

Оплата поставщику

Выберите меню "Управление финансами" ‣ "Счета" ‣ "Счета поставщиков" ‣ "Неоплаченные счета поставщика" для получения счетов, которые не были оплачены. Нажмите на текст PO001 (или ЗЗ001) для вывода счета в режиме просмотра. На практике вы будете искать счет по номеру или по дате платежа.

Нажмите "Оплатить счет" в правой части формы ввода, откроется окно "Оплата счета" с назначением платежа. Наберите "Оплата поставщику" в поле "Название проводки" и выберите "Журнал банковских операций" в поле "Журнал/Форма оплаты". Теперь нажмите "Полный платеж" сверху-слева в форме ввода, что осуществит оплату внутри Open ERP и вернет вас в форму счета. Хотя этот счет все еще в экране "Неоплаченные счета", вы увидите, что реально он оплачен потому, что
пункт "Оплаченный/согласованный" теперь отмечен и состояние счета - "Выполнено".

Прим.: оплата счета

Описанный метод для компаний, которые не используют систему бух. учета для оплаты счетов, а только для их записи. Если использовать модуль бух. учета полностью, то другие, более эффективные методы позволят вам управлять платежами. Ввод платежных поручений, согласование документов, использование инструментов подготовки платежей, связь с банками.

Вы можете проконтролировать влияние оплаты счета на бух. учет с помощью плана счетов, доступного в меню "Управление финансами" ‣ "Планы счетов" ‣ "План счетов". Open ERP автоматически создаст проводки при оплате и может согласовать платеж со счетом. Теперь вы имеете новые записи, по дебету счета "К оплате" 560.00 и по кредиту счета "Деньги"

Если вы зайдете в "Управление финансами" ‣ "Отчеты" ‣ "Журналы", то увидите обе записи - одну в "Журнале покупок", другую в "Журнале банковских операций". Состояние записей - "Черновик".

От "Коммерческого предложения" к "Заказу на продажу"

В Open ERP коммерческие предложения и заказы на продажу обрабатываются при помощи документов похожих на заказы на закупку, итак вы понимаете эти документы в общем, теперь рассмотрим детали и рабочий процесс. Для создания нового коммерческого предложения используйте меню "Управление продажами" ‣ "Заказы" ‣ "Новое предложение цен" которое создаст новый заказ в состоянии "Предложение цен", затем:

1. Выберите заказчика "Smith and Offspring". Это приведет к автоматическому заполнению следующих полей: "Контакт", "Адрес выставления счета", "Адрес поставки" и "Каталог". Эти поля заполняются значениями по умолчанию и могут быть изменены вами.

2. Нажмите иконку "Записать главное" в правой части строки "Позиции заказа". Основная форма сохранится и появится иконка "Создать новую запись", нажмите ее для открытия окна "Позиции заказа".

3. Выберите товар " Titanium Alloy Radiator". Хотя поле "Продукция" не является обязательным, оно используется Open ERP для заполнения других полей, определенных в данной продукции, таких как: "Описание", "Ед.изм. продукции", "Цена за ед.", "Метод закупки", "Задержка доставки" и "Налоги".

Измените "Количество" на 6 и "Цену за ед." на 130.00, нажмите "Сохранить" и позиция заказа появится в форме "Предложение цен". Пустая форма "Позиция заказа" появится перед вами снова и вы можете ввести следующую позицию заказа, но для примера достаточно одной, теперь нажмите "Закрыть" для возврата в форму заказа.

5. Во вкладке "Прочие данные" этого заказа на закупку выберите политику упаковки "Доставка целиком" и политику доставки "Счет по заказу после доставки" из выпадающих списков.

6. Вернитесь во вкладку "Заказ" и утвердите документ нажав "Подтвердить заказ", рассчитаются цены и состояние счета изменится с "Предложение" на "В процессе", как показано на снимке экрана "Форма заказа на продажу". Если вы находитесь в стадии переговоров с перспективным заказчиком, то вы можете нажать "Вычислить" и сохранить документ в состоянии "Предложение" на то время, которое вам необходимо.

(Рис.) Форма заказа на продажу

7. В последней вкладке заказа - "Журнал", вы увидите упаковочный лист, который был создан и увидите все счета относящиеся к этому заказу, когда они будут созданы.

В главном меню выберите "Продукция" ‣ "Продукция" для вывода списка продукции. Только "Titanium Alloy Radiator" будет в этом списке. "Доступные запасы" будут 10 шт., а "Виртуальные запасы" - 4 шт., что отражает необходимость отправки 6 шт. в будущем.

Подготовка продукции для отгрузки поставщикам.

Менеджер складов выбирает меню "Управление запасами" ‣ "Изделия к отправке" ‣ "Подтвержденные ожидающие отгрузки" для получения списка заказов на отправку. В этом примере это только один заказ, PACK2, нажмите на текст "PACK2" для открытия формы "Подтвержденные ожидающие отгрузки".

Совет: Работающий планировщик

В тот момент, когда ваш заказ на продажу ожидает продукцию, которая будет зарезервирована для его выполнения, периодически выполняются действия по резервированию на складе для вычисления потребностей с учетом приоритетов заказчиков. Вычисление может быть запущено из меню "Производство" ‣ "Вычислить все запланированное". Запуск автоматически резервирует продукцию.

Если вы не хотите обрабатывать ваши потребность в запасах, но имеете простой рабочий процесс, вы можете установить модуль mrp_jit (JIT-сразу).

Хотя Open ERP автоматически сразу стало известно, что позиции этого заказа будет необходимо отправить, система не определила каждую конкретную позицию для отправки из конкретного места. Все готово для перемещения 6 шт. "Titanium Alloy Radiators" со склада в адрес заказчика. Запустите этот процесс нажав на "Проверить доступность". Теперь строка перемещения изменит состояние с "Подтверждено" на "Доступно".

Затем нажмите кнопку "Упаковка произведена" для получения окна "Упаковать", где вы нажмете кнопку "Скомплектовать" для перемещения 6 радиаторов заказчику.

Для анализа, сделанных вами, перемещений запасов используйте "Управление запасами" ‣ "Структура местоположений запасов", чтобы увидеть, что ваши запасы уменьшились на 4 радиатора, а на общем местоположении заказчика числится 6 радиаторов.

Выставление счетов на продукцию

Используйте меню "Управление финансами" ‣ "Счета" ‣ "Счета клиенту
" ‣ "Черновики счетов клиенту" для открытия списка счетов на продажу созданных Open ERP. Все они в состоянии "Черновик", что значит, что они не проведены по бухгалтерии. Вы найдете, что черновик счета был создан для заказа SO001 (или ЗП0001), когда вы отправили товары, так как вы выбрали "Счет на заказ после доставки".

Как только вы подтвердите счет, Open ERP присвоит ему уникальный номер, и будут сделаны все соответствующие проводки. Итак, откройте счет и нажмите "Создать" для того, чтобы сделать это и изменить стадию счета на "Открыто" с номером 2010/001.

В этой стадии вы можете послать вашему заказчику счет на оплату. Нажмите "Счета" в разделе "Отчеты" в панели управления, справа от формы ввода, для получения документа в формате PDF. Этот документ вы можете распечатать или послать заказчику по электронной почте.

Вы можете приложить PDF документ к счету в Open ERP. Запишите PDF в удобное место на компьютере (например на Рабочий стол), затем нажмите "Добавить вложение", справа вверху формы ввода счета, откроется окно выбора файлов, выберите записанный вами файл (record.pdf если вы не изменяли его имя). Это позволит вам иметь постоянную неизменяемую копию вашего счета в системе Open ERP.

Просмотр плана счетов для проверки влияния ваших действий на бухгалтерию. Вы увидите новую строку прибыли из счета.

Платеж клиента

Регистрация оплаты счета заказчиком, похожа на процесс проведения платежа поставщику. Из меню Управление финансами" ‣ "Счета" ‣ "Счета клиенту" ‣ "Неоплаченные клиентские счета" выберите название счета, который вы хотите отметить как оплаченный, или просто отметьте галочкой в списке:

1. Используйте кнопку "Оплата счета" в секции "Действия" на панели управления справа для открытия окна, позволяющего вам зарегистрировать платеж.

2. Выберите "Название проводки" и введите "Оплачено заказчиком". Выберите "Журнал" - "Журнал банковских операций"

Нажмите "Полный платеж". Счет будет помечен как оплаченный. Откройте снова форму ввода счета и увидите отметку об оплате в поле "Оплаченный/согласованный".

(Рис.) Форма ввода счета

Проверьте ваш план счетов, как и в предыдущем случае, для того, чтобы убедиться, что баланс счета "Деньги" сошелся.